Digitalisierung der Zusammenarbeit: Wie vermeiden wir, auf einen Holzweg zu geraten?

Digitalisierung der Zusammenarbeit: Wie vermeiden wir, auf einen Holzweg zu geraten?

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Digitalisierung der Zusammenarbeit: Wie vermeiden wir, auf einen Holzweg zu geraten?

Mit zunehmender Digitalisierung unserer Kommunikation nehmen die Möglichkeiten zu, sich untereinander auszutauschen. Alles soll schneller und agiler werden. Neben E-Mail kommen mit Chat, Social Media & Co immer mehr Kanäle für den Informationsaustausch hinzu. Wir erwarten von unserem Gegenüber, Informationen aus verschiedenen Quellen wieder zusammen zu setzen. Einfach geht anders.

Bahnbrechende Effizienzsteigerungen sind in den letzten Jahren durch Digitalisierung entstanden. Das Prinzip: komplette Prozesse auf Plattformen bringen und User vernetzen. Beispiele sind schnell genannt: Amazon, eBay, HRS, AirBnB, car2go usw…

Die Möglichkeiten der Vernetzung über das Internet lässt die Welt zum Dorf werden – angeblich.

Wenn es um die Zusammenarbeit in verteilten Teams geht, z.B. für überregionale Projektarbeit in unseren Unternehmen, schalten wir diese Prinzipien aus und verlassen uns für die Kommunikation auf althergebrachtes wie Telefon, eMails, Projektlaufwerke. Verwunderlich, dass wir nicht auch noch ganz klassisch Briefe schreiben (oder gar Brieftauben einsetzen), um Informationen zu Kollegen zu schaffen, die  gerade mal nicht neben uns sitzen.
Das ist sicherlich übertrieben aber statt den Plattformgedanken der Digitalisierung für unsere überregionale Zusammenarbeit aufzugreifen und Kommunikation zu fokussieren, schalten wir nun mit Social Media, DataShares, MediaWikis, Chatprogrammen noch weitere Kanäle hinzu, über die wir Informationen an noch mehr Stellen verteilen. Von unseren Kollegen verlangen wir dann, alle Informationen im Kopf wieder zu Themen und Aufgaben zusammenzusetzen. Das macht nicht wirklich  Sinn.

Auf der anderen Seite wird nun als neuer Hype versucht, mit agilen Methoden, hier vor allem einer Reinform agiler Projektarbeit – SCRUM , die Kommunikation innerhalb der Teams überall zu verbessern.

Wird mit beiden Ansätzen den Zielen, das Kommunikationsproblem in verteilten Teams in den Griff zu bekommen, nicht eher entgegen gewirkt?

Neue Spielregeln für agile Zusammenarbeit

Im Grunde ist es einfach, den digitalen Plattformgedanken für die Team-Kommunikation konsequent umzusetzen.

Nur wenige Spielregeln der Zusammenarbeit müssen verändert und konsequent angewendet werden, um in jeder Organisation, ob hierarchisch oder nicht, mehr Agilität in die Teamarbeit zu bringen.

Wichtige Prinzipien der agilen standortübergreifenden Zusammenarbeit sind jedoch bislang nicht ausreichend verinnerlicht. Die grundlegenden Werkzeuge hierzu sind in den meisten Unternehmen sogar schon vorhanden, sie werden meistens falsch eingesetzt.
Atlassian Jira, IBM RTC und auch MS SharePoint lassen sich zu effizienten Kollaborations-Plattformen konfigurieren und mit wenigen Ergänzungen zur digitalen Informationsdrehscheibe für komplexe Aufgabenstellungen ausbauen.

Worauf es wirklich ankommt?

Diese vier Prinzipien für agile Kollaboration wirken wie Game Changer für die Effizienz der Teamarbeit:

Jeder Beitrag zu einem Thema, sei es ein Diskussionsbeitrag, ein Protokolleintrag aus einem Meeting, das Ergebnis eines Telefongespräches, ein Dokument, etc. wird Teil des Lösungsweges für diese Themenstellung. Wer am Lösungsweg beteiligt ist, hat alle Informationen an einer Stelle konzentriert und erhält damit immer den Überblick über die Lösungsfindung.

Schritt für Schritt wird so konsequent an Lösungen für Aufgabenstellungen gearbeitet.

Auf eMails und Meeting-Protokolle kann bei dieser Art der Zusammenarbeit verzichtet werden. Die wichtigen Informationen landen beim zugehörigen Thema auf der Infodrehscheibe anstatt in diversen Eingangskörben von eMail-Programmen. Der Aufwand ist letztlich geringer – der Nutzen gewaltig.

Das glauben Sie nicht? Es wird noch besser!

Durch den Effekt, den Themen Betroffene zu zuordnen, lässt sich die persönliche Aufgabenübersicht jedes Beteiligten per Knopfdruck darstellen.

Alle Themen, egal aus wie vielen Projekten, Arbeitskreisen, Teams werden übersichtlich gelistet. Jeder weiß zu jeder Zeit, für was er verantwortlich ist und wo seine Mitarbeit erwartet wird. Alle Informationen sind immer nur wenige Klicks entfernt. Das lästige Suchen in Protokollen, eMails, DataShares und wo auch immer, entfällt.

Wenn nun noch eine Meetingstruktur genutzt wird, die agilen Prinzipien gerecht wird, und jedem Team erlaubt, täglich ihre Aufgaben zu koordinieren und teamübergreifend abzustimmen und das dann auch mit einem integrierten Meeting-Management-Werkzeug über die Plattform abgewickelt wird, ist die Infodrehscheibe perfekt. eMails werden überflüssig, ja sogar hinderlich für den Teamerfolg!

Durch diese konsequente Digitalisierung kann gerade mit den verbesserten Videokonferenzmöglichkeiten auch standortübergreifende Teamarbeit deutlich effizienter werden. Wenn jeder per Desktopsharing die gleichen Informationen direkt auf der Kollaborations-Plattform sieht und sich im Online-Meeting am Lösungsweg aktiv beteiligen kann, ist agile Kollaboration (hocheffiziente Zusammenarbeit) schon voll im Gange, wenn in Villa Bajo noch die Pfannen geschrubbt werden…