Jira für Projektmanagement und agile Zusammenarbeit nutzen

Die Verwendung von Jira für Projektmanagement und agile Zusammenarbeit ist weit verbreitet und beliebt, insbesondere bei Teams. Mit den folgenden Konfigurationen und Erweiterungen kann eine Standard-Jira-Installation in eine skalierbare Plattform für agiles Projektmanagement und Zusammenarbeit verwandelt werden.

Jira wurde für Scrum entwickelt, wird aber mit seinen Kanban-Board-Funktionen auch als Aufgabenmanagement-Lösung für Projektteams und andere Arbeitsgruppen eingesetzt.

Der Hauptgrund für die Erfolgsgeschichte von Jira in der Vergangenheit war, dass es für kleine Teams sehr kostengünstig war und dies mit den vielen Vorteilen, die mitgeliefert wurden, kombiniert werden konnte:

  1. Jeder nutzt es.
    Atlassian, der Hersteller von Jira, hat mehr als 200.000 Kunden mit 25 oder mehr Benutzern. Warum eine andere Plattform für das Projektmanagement verwenden, wenn man eine De-facto-Standardlösung wie Jira nutzen kann?
  2. Jira ist für Scrum und Kanban optimiert.
    Mit diesen Methoden ist es einfach, den Fortschritt eines Teams zu managen.
  3. Ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
    Warum sollten wir mehr Geld für andere Lösungen ausgeben?

Dies sind starke Argumente für den Einsatz von Jira.

Aber es gibt zwei Aspekte, die wir nicht außer Acht lassen dürfen. Unsere Welt ist nicht rein agil, und was für ein kleines Team funktioniert, muss nicht unbedingt in großem Maßstab funktionieren.

  • Die Kommunikation wird im großen Maßstab schnell chaotisch und nervös.
    Kanban, Backlog und Sprints sind Methoden, um den organisatorischen Kontext eines Teams zu stabilisieren. Nun, Vanilla Jira sollte zusätzlich für eine Nicht-Scrum-Team-Backlog-Planung konfiguriert werden. Allerdings lässt sich nicht alles mit der Konfiguration regeln: Es ist nicht möglich, mit vielen – sagen wir mal 30 oder mehr – Personen an einem Kanban-Board zu arbeiten. Kanban funktioniert einfach nicht im großen Stil. Andernfalls muss die Abstimmung zwischen Teams oder Projekten sichergestellt werden.
    Insbesondere bei entfernten, zeit- und standortübergreifenden Initiativen oder Programmen muss eine häufige Abstimmung zwischen den Teams in Bezug auf Planung, Fortschritt und Überprüfung der Ergebnisse sichergestellt werden, um die gegenseitigen Abhängigkeiten regelmäßig zu verwalten.

Für teamübergreifende Abstimmungen muss das Plug-in Alignment Meeting Board für Jira installiert und konfiguriert werden.

  • Jira fehlt eine Zeitleistenansicht und Aufgaben sind nicht Teil eines Plans
    Die sequenzielle Prozessorganisation durch Workflow-Steuerung ist für die agile Zusammenarbeit zunehmend ungeeignet. Aber ohne Zeitleiste ist jede Karte in Jira ein eigenständiges Thema, das nicht Teil eines Aufgabenablaufs ist. Komplexe Projekte oder Programme können nicht mit Fristen über verschiedene Teams hinweg verwaltet werden, wenn niemand einen Zeitplan oder eine Roadmap sieht. Kanban-Boards eignen sich hervorragend für die teaminterne Koordination – für die Planung von Projekten in großem Maßstab sind sie jedoch ungeeignet. Im großen Maßstab brauchen Sie die unterstützende Struktur eines Plans.

Für die Projektplanung muss ein Plug-in wie BigPicture für Jira installiert und konfiguriert werden.

Das Templating von Plänen kann mit Visual Issue Card für Jira verbessert werden, indem generische Aufgabenbeschreibungen angezeigt werden.

Jetzt, wo Sie Jira für die Abstimmung zwischen Teams und Planung im großen Maßstab „repariert“ haben, lohnt es sich, darüber nachzudenken, Jira zu einer vollwertigen Kollaborationsplattform zu konfigurieren und zu erweitern.

  • In einer großen Jira-Installation ist es unmöglich, Anhänge in Jira zu finden
    Das Auffinden von Arbeitsdokumenten und Dateien in einer großen Jira-Installation kann ein Alptraum sein, da die eingebaute JQL-Suche keine Anhänge berücksichtigt. Wenn Sie darüber hinaus eine Struktur für Ihre laufenden Dokumente benötigen – was in Projekten, in denen wir normalerweise Dokumentationen erstellen, der Fall ist – hat Vanilla Jira nichts eingebaut, sondern verweist auf Confluence-Wiki als separate Softwarelösung.

Anhänge können mit einem kleinen Plug-in Attached Quick Finder für Jira gefunden werden

Erstellen Sie eine Explorer-ähnliche Ordnerstruktur für ein Projekt und installieren Sie MiniWiki für Jira

  • Jedes gewöhnliche Chatsystem verfehlt immer den wichtigsten Zweck
    Jira ist großartig darin, die Kommunikation rund um Karten zu organisieren. Aber warum sendet es Benachrichtigungen an E-Mail-Adressen? Das ist so, als würde man ein Pferd vor ein Auto spannen. Was auf einer skalierten Jira-Plattform wirklich benötigt wird, ist die Verknüpfung von Personen-Chats mit Jira-Karten, wenn asynchrone Kommunikation erforderlich ist. Wenn man nun glaubt, dass man das auch mit einem Channel in Slack oder MS Teams machen kann, dann stellt sich die Frage, ob man mit unzähligen Channels genauso gut arbeiten kann wie mit unzähligen Jira-Karten. Wohl eher nicht.

Chats von Personen können mit dem Plug-in SharePlus für Jira themenorientiert bleiben. Chats können vom Nutzer per Mausklick in den Kommentarstrang einer Jira-Karte übernommen werden.

  • Individuelle Aufgabenverwaltung ist immer noch eine Papierverschwendung
    Viele Menschen bringen Ringbücher, Papierbögen oder altbewährte Notizblöcke zu Besprechungen mit, um ihre Aufgaben zu notieren oder sich Notizen zum besseren Verständnis zu machen. Auf diese Weise behält man den Überblick und optimiert die eigene Arbeit. Leider konterkariert das Mitschreiben auf Papier das agile Prinzip der Transparenz und wertvolle Informationen auf Papier können für den Lösungspfad einer Jira-Karte verloren gehen. Ein individuelles Notizbuch muss digitalisiert und in Jira integriert werden.

Benutzer können selbst entscheiden, welche Informationen sie im Plug-in MyToDo Board pflegen und wann sie diese durch einen Klick auf eine Jira-Karte freigeben wollen

Wenn Sie eine Standard-Jira-Installation in eine skalierte agile Projektmanagement- und Kollaborationsplattform verwandeln wollen, sind die ersten beiden Punkte – Planung und Alignment – obligatorisch, die anderen sind optional. Der Einsatz all dieser Jira-Plug-ins würde die Akzeptanz für die Arbeit mit Jira bei Ihren Anwendern definitiv erhöhen und zu einer besseren Zusammenarbeit in den Teams auf allen Ebenen führen.