kyona – Alignment Meeting Board für Jira Server

kyona – Alignment Meeting Board für Jira Server

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DURCHFÜHREN, VOR- & NACHBEREITEN VON BESPRECHUNGEN DIREKT IN JIRA®

Möchten Sie Abstimmungen zwischen Teams in Jira erleichtern, z.B. in einem skalierten agilen Framework wie SAFe®oder LeSS®?
Oder möchten Sie Squads, Tribes oder Guilden wie in der Spotify® Engineering Culture viel effizienter miteinander arbeiten lassen?

  • Schließen Sie eine Lücke in der Zusammenarbeit solcher Ansätze mit fokussierten Abstimmungen
  • Strukturieren Sie Ihre Besprechungen mit Agenda, Rollen im Meeting, Besprechungszeiten – und ändern Sie das im Vorbeigehen
  • Verfolgen Sie Effizienz, Teilnahme und Leistung der Besprechungen
  • Erstellen Sie automatisch das Besprechungsprotokoll mit nur einem Klick

Legen Sie Ihr Besprechungsboard an

Legen Sie Ihr Meeting an, suchen Sie die Jira-Vorgänge nach Projekt, Status oder anderen Kriterien.
Sortieren und gruppieren Sie die Vorgänge auf der Agenda, planen Sie Pausen und Zeiten je Vorgang.
Erstellen Sie das Protokoll der Besprechung auf Knopfdruck.

Erhalten Sie eine Liste geplanter Besprechungen

Listen Sie Ihre Besprechungen auf, gefiltert und sortiert nach Titel, Status, Datum oder Organisator.
Ein Vorschaufenster zeigt Ihnen Themen, Dauer und Teilnehmer für jedes Meeting. Sie erhalten einen Überblick über die Besprechungen, zu denen Sie erwartet werden oder die bereits durchgeführt wurden.

Erhalten Sie die Besprechungshistorie eines Vorgangs

Ändern Sie die Perspektive und sehen, wie hartnäckig ein Thema ist, in welchen Meetings es schon diskutiert wurde. Erfassen Sie Besprechungsnotizen direkt im jeweiligen Vorgang zum Thema – keine Sorge, alle Kommentare werden in einem automatisch erstellten Besprechungsprotokoll gesammelt. Finden Sie das richtige Meeting für ein Thema, wo die richtigen Personen z.B. für Entscheidungen zusammentreffen.

Gefällt Ihnen die Idee? Lassen Sie uns den nächsten Schritt zusammen machen.

Sind Sie es leid, Besprechungsnotizen zu sammeln und zu verteilen?

Wie viele Besprechungen haben Sie pro Woche? Unser Team hat eine ganze Menge davon und es ist für uns absolut essentiell, den Besprechungsmarathon jede Woche unter Kontrolle zu behalten. Kommt Ihnen das bekannt vor? Für viele von uns ist es wichtig, sich durch eine Agenda durchzuarbeiten, Informationen zu teilen und, am Ende einer Besprechung, die nächsten Schritte festzulegen. Natürlich ist es Arbeit, ein Meeting vorzubereiten und zu organisieren, die Ergebnisse festzuhalten – und sicherzustellen, daß nichts vergessen wurde. Besonders, wenn Sie, sagen wir, 10 Besprechungen auf einmal vor- und nachzubereiten haben. Für ein tägliches Stand-up-Meeting für ein Team von ca. 6 Personen finden wir in Jira schnell das geeignete Board: das KANBAN Board! Mit einem geübten Team kommen Sie damit wahrscheinlich schnell durchs Stand-up. Ein Meeting Protokoll nach dem Stand-up erübrigt sich, weil eine kurze Notiz in Jira direkt im Vorschaufenster des Vorgangs als Kommentar vom Kanban Board aus plaziert werden kann, den Sie gerade besprochen haben, und weil Sie sich bis zum nächsten Stand-up noch ohne Schwierigkeiten an die Diskussionen des letzten Stand-up erinnern können.

Für andere Besprechungen wie z.B. Abstimmungen und Koordinationen zwischen Teams, für Workshops oder andere Ad-Hoc-Meetings ist ein Kanban Board nicht geeignet. Aus Mangel an Möglichkeiten, werden einfache Text-Agenda-Listen innerhalb von Kalender-Einladungen versendet. Unglücklicherweise ist das ein weiterer Schritt in die falsche Richtung: Information und Wissen zu den Themen zusammenzuhalten und den Fortschritt zum Thema selbst an einer Stelle zu managen, also  direkt im dem Vorgang in Jira, an dem wir arbeiten. Das Alignment Meeting Board hilft Ihnen dabei, auch die gesamte Geschichte Ihrer Besprechungen in Jira zusammenzuhalten und Ihre Besprechungen als wesentliches Element Ihrer Zusammenarbeit in Jira zu organisieren. So hat „Meeting Management“ weniger etwas damit zu tun, Termine zu managen (dafür haben Sie ja z.B. MSOutlook®), als vielmehr damit, Effizienz zu steigern, wenn es darum geht, Abstimmungen zu organisieren. Deshalb ist es eine wunderbare Ergänzung zu KANBAN- und SCRUM-Board, wenn es darum geht, teamübergreifende Abstimmungen zu organisieren, insbesondere in skalierenden agilen Umgebungen (z.B. Spotify® engineering culture, SAFe®, Holacracy®, …).

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