Der Trend zum Homeoffice dürfte bleiben?

Der Trend zum Homeoffice dürfte bleiben?

  • English

Der Trend zum Homeoffice dürfte bleiben?

Was wir bezüglich Remote-Zusammenarbeit aus der Corona-Krise mitnehmen können

Laut aktueller Pressemitteilung geht Facebook Chef Mark Zuckerberg davon aus, dass die Covid-19 Krise einen langfristigen Wandel hin zur Arbeit außerhalb des Büros angestoßen hat. Seiner persönlichen Einschätzung nach wird in nicht ferner Zukunft jeder zweite Beschäftigte des Online-Netzwerkes von zuhause aus arbeiten. Er ist nicht der einzige Firmenlenker, dem die Folgen der krisenbedingten Lockdowns gezeigt hat, dass vom Homeoffice aus deutlich mehr Effizienz erwartet werden kann, als ursprünglich jemals angenommen. Diese anscheinend überraschende Erkenntnis ermöglicht weiterhin nicht unerhebliche Einsparpotentiale bei teuren Büroräumen in zentraler Lage teurer Ballungsgebiete.

Mit den „guten Erfahrungen bezüglich Homeoffice-Tätigkeiten als Folge des Lockdowns“ bereitet ein weltweit tätiges Unternehmen aktuell im Frankfurter Raum die Rückgabe ihrer Büroräume an den Vermieter vor, um die Mitarbeiter aus gegebenen Anlass direkt im Heimbüro zu belassen. Auf diese Weise kommt die Deutschlandorganisation den seitens der investorengetriebenen Konzernführung gesetzten Einsparungszielen auf einen Schlag einen großen Schritt näher. Stühle, Schreibtische und Arbeitsplatzausstattung konnten die Mitarbeiter mit der Verbannung ins Homeoffice vor wenigen Wochen gleich mitnehmen.

Wie weit lässt sich dieser Bogen spannen? Was geht und wo sind die Grenzen? Bemerkenswert finde ich, dass diese nun gemachten Erfahrungen mit dezentraler Arbeit die eigentlichen Effizienztreiber der Remote Collaboration noch gar nicht beinhalten.
In den meisten Fällen wurden Mitarbeiter Hals über Kopf mit Computer und Bildschirm nach Hause geschickt und per VPN über den vorhandenen privaten Internetanschluss ins Unternehmensnetzwerk verbunden. Das auf kolokierte Büroarbeit in einem Gebäude oder gar einem Raum ausgerichtete Arbeitsumfeld inklusive der verwendeten Werkzeuge ist ja an die neuen Anforderungen noch gar nicht angepasst und trotzdem funktioniert es besser als gedacht.
Die Produktivität steigt nicht nur bei Softwareentwicklern, deren Ergebnisse durch die Art der Zusammenarbeit direkt messbar sind.

Wie soll das für all die vielen Heimarbeiter erst werden, wenn Unternehmen verstehen, was Remote-Zusammenarbeit wirklich effizient macht und diese Arbeitsplätze außerhalb des Offices entsprechend ausrichtet? Abertausende Digitalnomaden, unterwegs in fernen Ländern aber immer online bei der Arbeit machen es ja auch schon vor.

Wir stehen am Anfang eines Umbruchs in der Qualität der Zusammenarbeit und Corona ermöglicht uns, jetzt hinzuschauen und diese Veränderung sowie deren Potenzial zu verstehen. Es gilt, jetzt mal kurz nachzudenken.

Was macht den Unterschied?

Der wichtigste Unterschied zwischen effizient und nicht effizient liegt in der Art, wie wir in der Zusammenarbeit miteinander kommunizieren. Digitalisierung und Vernetzung machen den Unterschied. Wir müssen uns jedoch von Althergebrachtem Lösen und die Zusammenarbeit einen Schritt weiterentwickeln – die Möglichkeiten von Digital-Platform-Business in Betracht ziehen und nutzen.

Was wird anders? Warum ist die Kommunikation so entscheidend?
Unsere Zusammenarbeit ist aktuell darauf ausgelegt, uns physisch zu treffen, Informationen auszutauschen und jedem zu ermöglichen, sich aus den vielen Informationen ein Bild zu verschaffen, das weitere Schritte zur Lösung von Aufgaben ermöglicht.
Wir schreiben das gesprochene Wort in Meeting-Protokolle und in unsere kleinen Notizbücher, damit wir ja nichts vergessen. Personen, die nicht da sind, informieren wir per Mail oder jetzt auch schneller per Group-Chat. Social Media macht email noch schneller…

Das dahinterliegende Prinzip ist es, Personen zu Gruppen zu ordnen und diese wiederum mit Informationen zu versorgen. Wir fokussieren auf das Vernetzen von Personen, damit jeder das erfährt, was für die Arbeit erforderlich scheint. Dieses Prinzip ist uralt und wir haben es mit all der Kommunikations-Technologie, die wir nutzen, nur beschleunigt. Jeder sortiert für sich alle erforderlichen Informationen.
Fehlt uns das physische Meeting bzw. die Möglichkeit, unsere Informationssammlung ständig zu aktualisieren und immer auf dem Laufenden zu bleiben, besteht die Gefahr abgehängt zu werden. Wohl einer der Gründe, warum aktuell im Homeoffice im Schnitt zwei bis drei Stunden mehr vor dem Bildschirm verbracht werden als im zentralen Büro.

Der Paradigmenwechsel, der remote Arbeiten so viel effektiver macht, liegt genau hier – wir drehen das Prinzip um: Informationen werden Themen zugeordnet und diesen Themen wiederum Personen.

Was auf den ersten Blick wie ein eher unauffälliger Unterschied erscheint, ist für die Architektur und damit die Effizienz der Zusammenarbeit von fundamentaler Bedeutung! Alle Arbeit wird auf Karten geschrieben. Für jede Aufgabe eine Karte. Die gesamte Kommunikation fokussiert sich nun auf diese Aufgaben. Jeder Beitrag, jede relevante Information zum Thema der Karte wird digital zu einem Thread zusammengeführt. Somit entsteht automatisch ein Lösungsweg, zu dem alle Beteiligten ihren jeweiligen Input leisten.

Der Effizienzgewinn liegt im gemeinsamen sortieren von wichtigen Informationen zu Themen statt jeden einzelnen jeweils alles für sich sortieren zu lassen.
Um dieses Prinzip herum werden nun Strukturen der Zusammenarbeit aufgebaut, die wir aus den agilen Methoden her schon kennen. Organisation in kleinen Teams, regelmäßige Abstimmungen zu den Karten, die gerade in Arbeit sind. Machen statt Rumzackern und Lamentieren. Immer alles in die Karten schreiben und somit gemeinsam an Lösungen arbeiten statt emails zu verfassen und später in diesen nach Informationen zu suchen.
Auf diese Weise wird Wissen vernetzt statt Personen und jeder profitiert von dieser Zusammenarbeit.

Verwenden wir digitale Plattformen wie IBM Rational oder Atlassian Jira als Kern der Kommunikation statt eMail, Group-Chat und SharePoints und nutzen echte Videokonferenzsysteme wie Goto Meeting oder Zoom, die es auch bei geteiltem Bildschirm zulassen, sich zu sehen und die für gemeinsames Verständnis so wichtige Gestik und Mimik in den Gesichtern mitzubekommen – statt mit MS Teams oder Skype nur Calls mit Desktopsharing zu ermöglichen, wird der Unterschied schnell deutlich.

Jeder hat alle Informationen, die für das Bearbeiten seiner Aufgaben benötigt, in Karten, die übersichtlich auf Boards dargestellt sind. Alles im Zugriff, alles wird gemeinsam entwickelt, bearbeitet und sortiert.

 

Die Erkenntnis, themenbezogen statt personenbezogen zu kommunizieren, wird der Treiber für Effizienz in der Zusammenarbeit sein und diese vollständig räumlich unabhängig machen. Dann arbeitet jeder (außerhalb der physischen Produktion), wo er gerade will – und dennoch so, als wären alle zusammen.

Wenn man die Zukunft der Zusammenarbeit weiter denkt, wird deutlich, dass aktuell weder Microsoft noch Slack die richtigen Architekturen für effiziente Zusammenarbeit bieten – und schon gar nicht für ins Homeoffice verbannte Knowledge Worker.
Die Zukunft ist remote, da habe ich keine Zweifel. Sie ist agil und digitalisiert – Vernetzen von Wissen statt Personen.

Zum Autor:

Rainer Borg hat
sich nach 10 Jahren Beratungs- und Aufbauarbeit in einer großen Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung sowie als Vorstand eines Startup ganz dem Thema Scaled Agile Collaboration in der Organisations- und Produktentwicklung verschrieben.

Mit fundierter Kompetenz bzgl. Scaled Agile Enterprise Architekturen dimensioniert er Agilität vom einzelnen Team bis hin zur gesamten Unternehmensgruppe.

Seine Passion ist, Unternehmen in ihrem Wandel zu begleiten, Strukturen zu initiieren, die es zum einen dem Management ermöglichen, Komplexität von
Veränderungsinitiativen zu beherrschen und zu steuern, zum anderen den Mitarbeitern ermöglichen, sich einzubringen und das Unternehmen aktiv mitzugestalten. 

Bildquellen:
Photo by Jakob Owens uX7UOpU-884 on unsplash.com