Corona-Krise als Beschleuniger: Wie sieht unsere Arbeit in 10 Jahren aus?

Anna und Jan leben heute in Griechenland in einem Penthouse einer Ferienwohnanlage auf der Insel Sami.
Über eine in den Felsen gehauene Treppe und einen hölzernen Steg haben sie in einer kleinen Bucht Zugang zum Meer. Ihre Wohnung im zweiten Stock bietet freien Blick über das Meer zur nächsten Insel. Ein kleiner Ort mit einer Marina und einfachen Einkaufsmöglichkeiten ist knapp 3 km entfernt.
Früher lebten Anna und Jan in Frankfurt, mitten in der Stadt. Aber die ist ihnen mittlerweile zu eng, zu teuer und irgendwie fremd geworden.
Da ihrer beider Arbeit heute 100% digital und Remote ist, ihre Teams international überall auf der Welt verteilt arbeiten, gab es wegen der Jobs keinen Grund mehr, in Deutschland und in der Großstadt zu bleiben.
Sie wohnen jetzt auf ihrer griechischen Insel zur Miete und werden weiterziehen wenn ihnen das Leben dort auch nicht mehr gefällt.
Schließlich brauchen sie zum Arbeiten nur einen guten Internetanschluss und ihre Notebooks mit den jeweils zwei großen Flachbildschirmen, die in jeden handelsüblichen Koffer passen.

Der Arbeitsalltag von Anna ist entspannt. Sie arbeitet bei einem internationalen Automobilzulieferer im  Produktionsmanagement. Ihr Team plant und steuert die Fertigung einer Produktlinie in 10 überwiegend automatisierten Werken in Europa, Amerika und China sowie der 5 noch mit recht viel Personal und manueller Tätigkeiten wirkenden Werke in ASEAN und Indien.

Jan hingegen arbeitet als Change Manager bei einem mittelständischen Pumpenhersteller und koordiniert die weltweite Unternehmensentwicklung der als „Worldwide One Team“ aufgestellten Unternehmensgruppe.

Während Anna morgens hinunter zum Badesteg geht und erst einmal ihre morgendliche Schwimmrunde genießt, setzt sich Jan bereits an seinen Schreibtisch in seinem Home-Office und schaltet den Rechner ein. Die Sonne scheint bereits über die Dachterrasse in die Wohnung. Jan hat über seine Smartphone App die helle Markise herausgefahren und die Lamellen der Beschattungsanlage vor den bodentiefen Fenstern der Wohnung in eine für ihn angenehme Stellung gebracht. So hat er jetzt kühlenden Schatten auf seinem Arbeitsplatz.

Sein erster Blick nach dem Hochfahren des Rechners geht auf sein MyToDo Board, das er auf einem seiner beiden Bildschirme immer geöffnet hält. Was liegt heute bei ihm an? Er sortiert seine Aufgabenkarten, priorisiert einiges um und macht sich zu jeder digitalen Karte auf seinem persönlichen Board eine digitale Notiz. Was er heute zu erledigen gedenkt.
Als nächstes scrollt er durch den Activity Stream seines Teams und schaut, auf welchen Karten welcher seiner Kollegen den nächsten Arbeitsschritt getan und wieder einen Beitrag zur Lösung der jeweiligen Aufgabe geleistet hat. Dann huscht er noch schnell über die Chatnachrichten. Hier findet er Kurzmitteilungen zu den Aufgabenkarten, die der Meinung der Kollegen nach seiner besonderen Aufmerksamkeit bedürfen.

Arbeit steht heutzutage auf Karten und diese werden übersichtlich auf Boards dargestellt. Zusammenarbeit hat sich vollkommen verändert. Anders als noch vor 10 Jahren, als – wie im Prinzip seit Urzeiten – alle Informationen immer zwischen Personen ausgetauscht wurden. Jan erhielt teilweise mehr als 300 eMails pro Tag mit hunderten von Informationen, durch die er sich durchfräsen musste. Das ist glücklicherweise Geschichte. Heute wird nur noch zu Themen kommuniziert. Digitale Plattformtechnologie macht es möglich.

Früher musste Jan jeden Morgen in sein Büro ins Obertshausener Werk bei Frankfurt Main fahren und sich erst einmal mit seinem Chef abstimmen. Dann hat er sich durch seinen eMail-Berg gefressen und versucht, alle für seine Arbeit relevanten Informationen herauszufischen. Für ihn Wichtiges schrieb er in seine kleinen schwarzen Notizbücher, aus denen er dann auch Erledigtes immer wieder herausstreichen konnte – was ihm, wenn abends alles irgendwie durchgestrichen war, ein gutes Gefühl vermittelte, am Tag doch wieder einiges geschafft zu haben.
Mit den Jahren haben sich dutzende dieser handgeschriebenen Kritzelbücher angesammelt.
Der überwiegende Teil seines Arbeitstages bestand aus Meetings mit anderen Kollegen – Mittelmanager wie er, um  sich über diverse Themen auszutauschten. Sinn und Zweck dieser Meetings war, seine Informationssammlung zu seinen wichtigen Aufgaben in seinem kleinen Notizbuch zu ergänzen. Letztlich ging es darum zu wissen, wem er welche Infos weiterleiten oder vermitteln musste, damit irgendetwas in der Firma weiter voran geht.

Seine Arbeit bestand aus dem Managen von Projekten, mit denen irgendwo auf der Welt in den Standorten seines Brötchengebers Geschäftsprozesse optimiert, neue IT Systeme eingeführt, neue Werke in neuen Ländern gebaut, Produktionen verlagert und hochgefahren, neue Vertriebsteams aufgebaut und neue Kunden geworben wurden. Globalisierung machte aus dem deutschen Mittelständler eine weltweit agierende Unternehmensgruppe. Früher eher hemdsärmelig unterwegs, steht sein Unternehmen heute gut organisiert und voll digitalisiert als weltweiter Marktführer in ihrer Nische da. Das war vor 10 Jahren jedoch noch ganz anders. Die Konkurrenten schliefen auch damals nicht. Der durch die Globalisierung ausgelöste Wettbewerbsdruck war enorm, Preise unter erheblichem Druck, seine Firma in der Internationalisierung nicht wirklich erfahren und nicht effizient. Das Thema Unternehmensentwicklung wurde eher den lokalen Geschäftsführern in den Landesgesellschaften überlassen, was zu einer sehr diversen Struktur im Unternehmen führte.

Irgendwann merkten auch seine Chefs, dass die Wettbewerber innovativer waren. Ihre Produkte hatten bessere Features, begeisterten die Kunden mehr. Zudem waren sie mit Neuigkeiten deutlich schneller am Markt – teilweise eine Messe früher – also ein Jahr schneller. Das war wohl der Auslöser dafür, in seinem Unternehmen gründlich über Art der Zusammenarbeit nachzudenken – agile Transformation wurde dies damals genannt.
Die größten Veränderungen spürte Jan, als seine Abteilung aufgelöst und alles in Teams umorganisiert wurde. Sein Team besteht seitdem aus 7 Kolleginnen und Kollegen, die weltweit verstreut sind und ausschließlich remote also per Videokonferenz und Kollaborationsplattform zusammenarbeiten. Die Organisationsform nennt sich kollaborative Teamorganisation. Alles wurde standardisiert. Die vielen unterschiedlichen IT-Systeme in den verschiedenen Standorten mussten einem einzigen System SAP S/4 HANA weichen. Dieses neue Echtzeitsystem war für seine Unternehmensgruppe der Einstieg in die Digitalisierung & Vernetzung. Industrie 4.0. Volle Transparenz über alle Unternehmensbereiche weltweit und standardisierte Geschäftsabläufe erlauben mittlerweile eine weltweite Zusammenarbeit aller mit jedem. Die durch diese Art der Kollaboration entstandene Datenbasis erlaubt jetzt Big Data Analysen und damit daten-fundierte Entscheidungen. Dezentrale Verantwortung in einem weltweit gemeinsam weiterentwickelten Rahmen und eine weltweite „One Team Kultur“ waren schon ein erheblicher Fortschritt.
Jans Unternehmen hat damit bezüglich Effizienz und strategischer Ausrichtung den Anschluss an die großen IT Konzerne geschafft und die eigene Position im Wettbewerb deutlich verbessert. Zweidrittel des Mittelmanagements wurde damals abgebaut und größtenteils in die Teams integriert. Waren sie früher in der Managerrolle unterwegs, um zu koordinieren, zu synchronisieren, Feuer zu löschen und zu treiben, arbeiten die meisten heute in den Teams mit und nehmen sich Karten mit Arbeit – erledigen echte Aufgaben statt im hierarchischen Gefüge der Organisation mit Informationen zu handeln und ihre Abteilungen zu positionieren.

Politik ist im Unternehmen deutlich zurück gegangen und die Effizienz der Organisation wiederum erheblich gestiegen. Ist eigentlich klar; durch die Umorganisation arbeiten heute ja deutlich mehr Kollegen daran, Aufgaben zu lösen, statt die Lösung von Aufgaben zu managen. Die neue Teamorganisation erlaubt zudem deutlich mehr Entscheidungsspielraum und dezentralisierte Übernahme von Verantwortung. Mit dieser neuen Arbeitsweise wurden in Jans Unternehmensgruppe aus ehemals in Hierarchien eingebundenen Mitarbeitern plötzlich reihenweise Mitdenker, die sich mit vorher nie gesehenem Engagement für ihr Team einsetzen.

Und eben der Wechsel in der Kommunikation. Das war schon eine erhebliche Umstellung. Der Treiber für die gesamte Business Transformation war dieses eine Prinzip: Themen- statt personenbezogen kommunizieren. Wie eine Monstranz wurde dies in der digitalen Transformation vorangetragen.
Was ihm heute so unglaublich einfach und logisch vorkommt, war damals eine echte Zäsur. Ja, Arbeit steht auf Karten – digital in der Kollaborationsplattform. Teams arbeiten zusammen mit diesen Karten und etwaige Kommunikation – alle Arbeitsergebnisse, alle Abstimmungsergebnisse aus Meetings – gehen in diese Karten. Das Team sortiert also alle Informationen zu ihren Themen gemeinsam in diese Karten. So entsteht zwangsläufig zu jedem Thema ein Lösungsweg, zu dem jeder zu jedem Zeitpunkt seinen Beitrag leistet – einfach so während der Zusammenarbeit. Keine eMails, keine gesonderten Meetingprotokolle, keine nachträgliche Dokumentation, kein kleines schwarzes Notizbuch, nichts mehr. Mit dieser neuen Form der Zusammenarbeit und Kommunikation ist die Arbeit komplett räumlich unabhängig geworden und die internationale Zusammenarbeit wurde ohne viel hin und her Fliegerei so effektiv, als wenn alle in einem Büro an einem Ort sitzen würden. Und das bei über 4.500 Mitarbeitern. Eigentlich hätte man da auch schon früher draufkommen können – nicht nur wegen der vielen Reisekosten und Reisezeiten die nun komplett wegfallen. Jan ist überzeugt, der themenbezogene Kommunikationsansatz ist der eigentliche Grund für die neue Effektivität seiner Unternehmensgruppe.

Der aktuelle Lebensstil von Jan und Anna basiert auf diesen neuen Prinzipien der Zusammenarbeit.
Jans Arbeitsalltag besteht aus einer festen Meetingsstruktur innerhalb von Sprints, in denen er sich mit seinen Teamkolleginnen & -Kollegen abstimmt, Aufgaben plant und auch die teamübergreifende Abstimmung organisiert. Und alles steht immer in den Karten, so dass jeder sämtliche Informationen, die zur Arbeit erforderlich sind, sofort im Zugriff hat.
Wie konnte man früher nur anders arbeiten.