Jan macht sich an der Kaffeebar in der Küche der Wohnung einen Cappuccino. Wohn- und Essbereich sind nicht getrennt. Der helle große Raum mit der breiten Fensterfront zum Meer hin wirkt hell und freundlich. Um 8:00 Uhr schaltet sich Jan wie jeden zweiten Montag in die Teamplanungs-Videokonferenz ein. Die anderen sind schon drin und sein Teamkollege Jame aus Finnland hat das Teamboard schon auf den Bildschirm gebracht. Aus dem Backlog – einer Art Projektplan ziehen sie jetzt ihre Aufgaben auf das Team-Kanban Board und besprechen, wer was mit wem bis wann erledigen kann. Das Board füllt sich wieder mit Karten. Weitere Karten werden erstellt, Namen für Lösungstreiber und Inputgeber hinzugefügt.
Es wird diskutiert, gelacht, gearbeitet. Jeder sieht den Fortschritt auf seinem Bildschirm.
Für Kazuto in Japan ist es schon 20:00 Uhr abends. Sein Arbeitstag ist gleich zu Ende. Wenn Jan mit seiner Arbeit heute Abend Schluss machen wird, nimmt Kazuto den Faden gleich wieder auf. Es steht ja alles in den Karten, rund um die Uhr…
Das Team geht nun die verschiedenen Projekte durch und plant die beiden Wochen ihres Sprints. Nach einer Stunde ist alles klar. Morgen früh zu Jans Zeit wird es ein 15 minütiges Standup wieder per Videokonferenz geben, in dem sich das Team kurz abstimmen und gemeinsam Lösungsschritte besprechen wird. Freitag in zwei Wochen gibt es dann wieder ein etwas längeres Meeting, in dem die Ergebnisse der beiden vergangenen Wochen besprochen und gefeiert werden. Feiern ist wichtig! Eine kurze Retrospektive für Verbesserungen in der Zusammenarbeit schließt dann den Arbeitszyklus ab. Jan mag diese Art der Zusammenarbeit. Sie erlaubt ihm, in intensivem Gedankenaustausch und gegenseitiger Unterstützung im Team ständig zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Er unterstützt seine Kollegen und erhält Unterstützung. Fast täglich gibt es neue Erkenntnisse, die alle Beteiligten weiterbringen. Sein Team ist echt cool! Einige seiner Kollegen hat er noch nie physisch gesehen. Da sie jedoch fast jeden Tag per Videokonferenz zusammen sind, sich sehen und zusammenarbeiten, sind ihm alle so vertraut, als wären sie auch physisch regelmäßig zusammen.
Mittlerweile ist auch Anna von ihrem morgendlichen Schwimmtraining zurück und hat sich nach einer kurzen Dusche ebenfalls ihren Kaffee gemacht. Sie bevorzugt am Morgen Latte Machiato. Die Kaffeebar liefert auf Ansprache. Nun sitzt auch sie am Schreibtisch und schaltet ihren Rechner ein. Nach einem Blick auf den Activity Stream ihres Teams klinkt sie an ihrem Rechner den Bildschirm aus und nimmt ihn als Tablet PC mit auf die Terrasse. An den Dachsparren der Penthouse-Wohnung sind Haken angebracht, an denen ihre Hängematte befestigt ist. Anna legt sich in die Hängematte, ruft ihr MyToDo Board auf den Bildschirm und beginnt, wie zuvor auch Jan, ihre Aufgaben zu sortieren und ihren Chat zu sichten. Sie schaut sich an, was ihre Teamkollegen über Nacht an neuen Einträgen den Karten hinzugefügt haben. Sie überlegt, was zu tun ist, fügt ihre eigenen Actionpoints in die ToDoListe und durchdenkt den Tag. Im Anschluss schaut Anna in die Produktionsplanung und geht die Alerts durch. Mmh, da gibt es gleich einiges abzustimmen. Da geht doch noch was…
Ihre erste Videokonferenz beginnt um 9:00 Uhr. Sie ist pünktlich im Meeting, begrüßt Ihre Kollegen und der Tag kann für sie nun richtig beginnen.
Um 11:00 Uhr haben Anna und Jan jeden Arbeitstag einen gemeinsamen Termin im Kalender: Frühstücken. Anna bereitet den Kaffee für die beiden und Jan backt schnell ein paar Croissants auf. Er stellt Marmelade und Nutella auf den Tisch. Kurze Zeit später sitzen sie zusammen auf der Terrasse unter der Markise, schauen übers Meer, genießen den sonnigen Tag und ihr gemeinsames Frühstück.
Um 12:00 Uhr geht es dann in die nächsten Videokonferenzen. Für alle Meetings, die nicht im Team direkt am Team-Kanbanboard durchgeführt werden, benutzen beide das sogenannte Meeting Management in ihren Kollaborationsplattformen. Ein agiles Arbeitsumfeld, welches ganz auf themenfokussierte Arbeitsweise eingerichtet ist, stellt für alle teamübergreifenden Abstimmungen ein Meetingboard zur Verfügung. Auf diesem besteht die Agenda zum Meeting ebenfalls aus Karten mit Aufgaben, offenen Punkten, Alerts oder Change Requests. Zu jedem Zeitpunkt wird mit und in Karten gearbeitet. Ohne Karte keine Arbeit. Der Effizienzgewinn gegenüber der traditionellen Arbeitsweise mit eMails und Info-Austauschgesprächen ist enorm. Beide können sich eine Arbeit in den alten Strukturen mit langen, unproduktiven Meetings und den endlosen Suchen nach Informationen in eMails, SharePoints und teams Gruppenchats kaum noch vorstellen.
Jans Rechner verfügt noch über eine Tastatur, die er aber so gut wie nicht mehr benutzt. Nur manchmal, wenn er tief im Flow ist und an seinen Fachkonzepten arbeitet, fließen seine Gedanken durch seine Finger. Dann greift er in die Tasten. In seiner normalen Arbeit steuert auch Jan seinen Rechner mit Blickkontakt. Wenn er dem Lösungsweg in der digitalen Karte einen weiteren Schritt hinzufügen möchte, schaut er auf den Blickfang-Button und klimpert zwei Mal mit den Augenliedern. Sodann spricht seinen Text, der sofort in eine Textnachricht umgewandelt und zusätzlich auch als Sprachnachricht in der Karte gespeichert wird. Wenn sein Rechner etwas nicht versteht, fragt er nach und macht Vorschläge.
Annas Rechner hingegen hat keine Tastatur mehr und wird ausschließlich über Touchscreen, Blickkontakt und Sprachsteuerung bedient. Anna redet gerne mit ihrem Computer und ihr Computer spricht mit ihr. Im Dialog kommen beide schnell voran. Eine kurze Nachricht nach der anderen wandert in die Karten mit den Aufgaben. Jede Info ein weiterer Baustein im Lösungsweg. Wenn Anna in der Formulierung stockt oder Gedankensprünge fabriziert, wird der entstehende Text sofort zusammengefasst und neu strukturiert.
Der Einsatz von KI-Elementen in der Collaboration, speziell im Meeting-Management hat die remote Zusammenarbeit erheblich nach vorn gebracht. Das Meeting Modul der Kollaborations-Plattform hört die Gespräche im Meeting und verfasst automatisch sinnvolle Text- und Sprachbausteine für den Lösungsweg in der Aufgabenkarte.
Zwischendrin arbeitet Anna auch an Spreadsheets, die in die Karten der Kollaborationsplattform integriert sind. An dem Sheet, das sie aktuell in Arbeit hat, wirken parallel drei ihrer Kollegen an anderen Stellen. Sie kann es auf ihrem Bildschirm sehen. Ein Gespräch mit ihnen zur Abstimmung ist immer nur einen Klick auf den Video Channel Button – also ein Augenklimpern – entfernt.
Gerade dieses Klimpern mit ihren tief blauen Augen in Verbindung mit ihrem traumhaften Lächeln ist es, was Jan an Anna so fasziniert. Ihren Computer interessiert dies jedoch überhaupt nicht. Der erwartet nur entsprechende Steuerbefehle, damit es weitergeht.
Zwischen den Videokonferenzen und der Arbeit an Karten geht Jan schwimmen und Anna macht in ihrer Hängematte Pause. Gegen Abend sind sie mit Carlos und Summer verabredet, die im Penthouse nebenan wohnen und ein ähnliches Leben führen. Zu viert gehen sie in englischer Konversation vertieft den Weg an der Strandstraße entlang ins Dorf, um in einem der vielen kleinen Restaurants an der Marina frische Meeresfrüchte und fangfrischen Fisch bei einem guten Glas Wein zu genießen. In der Marina herrscht reges Treiben, viele Segelcrews sind unterwegs, es gibt viel zu beobachten. Fast jeden Abend ergeben sich für sie interessante Gespräche mit den Seglern. Die Crews kommen aus aller Welt in dieses Inselparadies und bringen ihre Geschichten aus Beruf, Freizeit und Familie mit. Und fast immer sind sie in Feierlaune. Die einheimischen Gastgeber sind freundlich und aufgeschlossen. Die Atmosphäre ist entspannt, so lässt es sich Leben.
Weiter im Teil 2: Cross Company Collaboration